Jeg var helt grøn i, hvad der foregik bag kulisserne i skoleverdenen. Den side man ikke oplever som barn gennem 10 års skolegang. Med en baggrund fra en del andre forskellige brancher med blandt andet facilitering og procesdesign, gik jeg ind i bag kulisserne med åbent sind og rigtige mange spørgsmål.
På et tidspunkt deltog jeg i et teammøde. Vi sad rundt om et bord i et tomt klasselokale og skulle drøfte det kommende projekt. Inden for de første 15 minutter blev der åbnet op for mere end 5 forskellige emner og problemstillinger uden at en eneste af dem blev løst: Hvilket produkt skulle eleverne lave? Af hvilket materiale? Hvad var udfordringerne ved at skaffe materialer? I hvilke grupper skulle produktet laves? Hvordan passer det sammen med vores skemaer? Jeg var helt forvirret, og Caja kunne mærke panikken i mine øjne. Hun sendte mig et skævt smil, der sagde: "Ja, sådan er teammøder."
Det teammøde er ikke den eneste gang, jeg har været til et møde, der stikker af i forskellige retninger og ikke når i mål. Det har jeg oplevet tit - ikke kun indenfor skoleverdenen men i mindst lige så stor grad til møder i den større virksomhed eller den lokale gymnastikforening. Udfordringen er den samme om: At komme i mål og at undgå afveje ved at få langt en god plan og derefter holde sig til den.
Til teamets næste møde spurgte jeg gruppen om, hvad de gerne ville nå i dette møde: At få fordelt opgaverne, inden projektet startede ugen efter. Det skulle gøres ved først at få overblik over opgaverne og derefter fordele dem. Planen var lagt! Men igen spredte samtalen sig til mindst fem forskellige emner og problemstillinger. De så hvad, der gik galt. Fandt tilbage på sporet. En proces, der gentog sig flere gange til det møde. Detour - retur. For en plan er kun god, så længe man holder sig til den og snakker om en ting ad gangen, hvilket kan være benhårdt arbejde, hvis det ikke er den mødekultur, man er vant til. På trods af små frustrationer over at blive afbrudt for at komme tilbage på sporet endte mødet med at blive færdig 30 minutter før tid. Alle var lige forundrede, og de 30 minutter kunne nu bruges på at forberede de opgaver, de havde fordelt mellem sig.
Vi har så meget, vi gerne vil sige og bidrage med ind i de møder, vi sidder til. Vi VIL gerne. Vi VIL børnene og kerneopgaven. Det er bare ikke altid, det er lige hjælpsomt for teamet, at man siger det, som i det øjeblik falder en ind.
Det handler om timing.
Det handler om at kunne parkere det, som ikke er relevant lige nu, men som sikkert kan blive senere.
Det handler om at have en god plan for det fælles møde og hjælpe hinanden med at holde sig til den.
Nemt er det ikke, men det kan hjælpe os til, at nå det vi skal til de møder, vi har.
Jeg må også tit selv bide mig i tungen og tænke: Er det, jeg brænder for at få sagt, inden for den plan, vi har lagt? Er det noget, som vil hjælpe mødet videre og i mål? Det er det langt fra altid.
Jeg minder mig selv om, at møderne ikke er for min skyld eller for din. Det er for at vi kan opnå noget sammen, noget der er større end os selv. Det gør et godt møde til en kunstart at kunne finde ud af at snakke om det samme, på samme tid, med samme formål, på samme måde. Fjenderne lurer lige om hjørnet: at løbe af sporet, at formålene og målene er uklare (Hvorfor er vi samlet? Hvorfor skal vi snakke om dette?) og ufokuserede møder, hvor teknikken driller. Hvem har ikke døjet med at få HDMI-stikket til at virke eller at få lov til at dele sin skærm på Teams?
Hele mit "mødegame" ændrede sig, da jeg aktivt begyndte at bruge IDOARRT til ethvert møde eller workshop, jeg skulle lave.
For det første giver udfyldelsen af IDOARRT'en inden mødet mig en mulighed for at etablere, hvorfor mødet er vigtigt, og hvad vi gerne vil have ud af det i sidste ende - altså at gøre formålene og målene klare. Deltagerne på mødet oplever dette især, når jeg præsenterer IDOARRT'en i starten af mødet, så de ved nøjagtigt, hvad de kan forvente af mødet, og hvad der forventes af dem.
For det andet bruger jeg som facilitator IDOARRT'en aktivt undervejs i mødet. Fornemmer jeg, at en mødedeltager (eller jeg) er på vej af sporet, afbryder jeg dem høfligt og beder dem om at komme tilbage til planen. "Det er virkelig en god pointe/et godt spørgsmål. Skriv det endelig ned til senere, så vi kan vende tilbage til det i slutningen af mødet, hvis der er tid, eller tage det op på et andet møde." Jeg kan dog kun gøre dette, fordi jeg i starten af mødet har præsenteret deltagerne for planen og fået deres "buy-in". Det vil sige, at alle om bordet har nikket ja til planen, og at rollerne er fordelt således, at de er deltagere, og jeg er facilitator. Som facilitator er det min ypperste opgave at sørge for, at vi kommer i mål med IDOARRT'en, hvilket giver mig grønt lys til høflige afbrydelser. Det kan være meget ubehageligt i starten, da der generelt i vores kultur er konsensus om, at vi ikke afbryder hinanden. Men med høflighed og målet for øje, når vi afbryder, gør vi hele gruppen en tjeneste ved at hjælpe hinanden tilbage på sporet.
Sidst, men ikke mindst, giver det en kæmpe ro for mødedeltagerne at vide, hvad der skal ske. Det giver dem en mulighed for at sortere i egne indspark, så alle i mødet kan bidrage til missionen om at holde sig til planen. Det kvalificerer drøftelserne og kan give deltagerne en følelse af, at det de bringer ind i mødet, er værdifuldt. Det kvalificerede indspark kan derfor hjælpe os med at undgå afveje, give en følelse af flow og i sidste ende spare os en del tid, så vi kan nå det, vi skal.
Vi mennesker bruger mange timer af vores liv på møder. Kig bare tilbage på din sidste uge og tæl sammen. Disse møder kan være grobund for store frustrationer, når vi ikke når det, vi skal. Derfor en opfordring fra mig til at udføre et lille eksperiment: Prøv at bruge IDOARRT’en i forskellige møder og observer, hvilken forskel den gør. På trods af at det kan føles underligt at bruge den i starten, fordi den er mere struktureret end mange plejer at arbejde, så kan den på mange måder hjælpe os med at tage vores møder til et højere niveau. Lad mig vide, hvordan den virker for dig!
IDOARRT
Intentionen: Hvorfor har vi dette møde? Hvad er intentionen med det?
Desired outcome: Hvad skal vi have ud af dette møde? Hvad skal vi stå med til sidst?
Agenda: Hvad er dagsordenen, og i hvilken rækkefølge er det vigtigt at tale om tingene?
Roller: Hvem har hvilken rolle i mødet? Fx facilitator eller referent.
Regler: Hvilke regler skal der til, for at vi kan nå i mål med mødet? Fx man må gerne afbryde, hvis vi er på vej af sporet, man skal række hånden op, hvis man vil sige noget, eller alle telefoner og computere skal ryddes af bordet.
Tid: Hvor lang tid varer mødet?
Introducer din IDOARRT i starten af mødet. Lad eventuelt deltagerne stille opklarende spørgsmål og komme med forslag. Når gruppen er tilfreds med planen, kan I gå i gang med mødet. Referer tilbage til jeres IDOARRT undervejs i mødet, hvis I er på vej af sporet.